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FATTURA ELETTRONICA BTB: istruzioni per l'uso
A cosa serve questa pagina?
Dal 1 gennaio 2019 è in vigore la Fattura Elettronica BTB (tra aziende private). Con questa pagina vorremmo spiegarti come gestirla in modo semplice, rapido e totalmente autonomo, usando un programma di fatturazione Modular Software (sia nelle versioni Online Cloud sia nelle versioni PC). Che tu abbia già un gestionale Modular Software, o che tu non sia ancora nostro cliente.
 
Come funziona, in pratica, la fattura elettronica BTB?
Quando si emette una fattura, una parcella o una nota di credito, il nostro modulo di fatturazione elettronica genera il file XML contenente il documento (così come già avveniva con i file PDF). Il file XML viene poi trasmesso all'Agenzia delle entrate (telematicamente, tramite il Sistema di Interscambio), che infine consegna la fattura al cliente. Quindi non spedirai più la fattura al cliente, ma sarà l'agenzia delle entrate a farlo, dopo averla ricevuta da te.
L'emissione della fattura elettronica ai clienti prende il nome di ciclo attivo. La ricezione della fattura dai fornitori prende invece il nome di ciclo passivo. Abbiamo una soluzione per la gestione di entrambi i cicli, attivo e passivo.

 

La nostra soluzione (ciclo attivo)

Il modulo SVFPR01 FATTURA ELETTRONICA TRA PRIVATI (BTB) è già integrato a tutti i nostri software di fatturazione in versione online. Questo modulo:

  • genera il file XML di ogni fattura (cioè la "fattura elettronica")
  • lo trasmette all'Agenzia delle Entrate tramite il canale PEC (cioè invia la fattura via posta certificata)

 

Abbiamo scelto di integrare il canale PEC perché:

  • lascia "tutto come prima": continui cioè a scambiare le fatture via e-mail così come sei abituato, senza dover imparare ulteriori software di invio/ricezione.
  • ti permette di restare indipendente e autonomo: sei tu a trasmettere le fatture, senza bisogno di servizi di intermediazione esterni.
  • rende superfluo il Codice Destinatario, che quindi non deve essere richiesto né comunicato

 

In alternativa, se preferisci, puoi comunque scaricare il file XML e trasmetterlo dal sito dell'Agenzia delle Entrate o con qualsiasi altro servizio di intermediazione (ad esempio, il tuo commercialista o qualunque software di trasmissione di terze parti). 

 

Ti ricordiamo inoltre che:

  • Non è necessario firmare digitalmente le fatture elettroniche BTB. L'obbligo di firma digitale si applica solo per la fatturazione verso la pubblica amministrazione.
  • La conservazione sostitutiva delle fatture è un servizio gratutito messo a disposizione direttamente dall'agenzia delle entrate, sul portale fatture e corrispettivi. È sufficiente registrarsi su https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it. Tutte le fatture in transito sul Sistema di Interscambio verranno automaticamente conservate a norma di legge.

 

Istruzioni per l'uso (ciclo attivo)

 

Operazioni preliminari

 

Completa la tua anagrafica nel menù IMPOSTAZIONI, aggiungendo i dati mancanti. In particolare:

  • il tuo REGIME FISCALE: dato obbligatorio, da chiedere al tuo commercialista, che può assumere valori da RF01 a RF19, secondo questa tabella.
  • la tua PEC: indirizzo e password.
  • L'indirizzo PEC del Sistema di Interscambio (destinatario delle PEC). Inizialmente è per tutti sdi01@pec.fatturapa.it. Dopo il primo invio, il messaggio di consegna ti attribuirà un nuovo indirizzo specifico a cui dovrai indirizzare le successive PEC (del tipo sdiXX@pec.fatturapa.it).

 

Completa anche l'anagrafica di ogni tuo cliente con la sua PEC (o in alternativa il suo Codice Destinatario), in base alla preferenza da lui espressa.

 

Creazione e trasmissione della fattura

 

La fattura si crea come di consueto. Puoi spedirla in formato PDF direttamente al cliente (ha validità di pro forma) e contestualmente, con un solo click, spedire via PEC il relativo file XML al Sistema di Interscambio. In alternativa puoi scaricare l'XML e trasmetterlo tramite un intermediario.

Sulla tua PEC riceverai l'esito della trasmissione. Riceverai subito due messaggi ("ACCETTAZIONE" e "CONSEGNA") che avvisano del corretto invio della PEC. Successivamente (anche dopo diverse ore) riceverai un terzo messaggio con cui il Sistema di interscambio ti avviserà che la transazione si è conclusa correttamente e il cliente ha ricevuto la fattura. Altrimenti riceverai una notifica di scarto: dovrai correggere la fattura secondo le indicazioni e rispedire un nuovo XML.

I casi possibili, scritti nell'oggetto della PEC di risposta, sono quindi tre:

  • Ricevuta di consegna: la fattura è stata emessa correttamente e il cliente l'ha ricevuta.
  • Notifica di mancata consegna: la fattura è stata emessa correttamente e il cliente dovrà scaricare il documento dal suo cassetto fiscale.
  • Notifica di scarto: la fattura contiene degli errori e non si considera emessa. Sarà necessario correggerla e ritrasmetterla seguendo la procedura sotto spiegata.

 

Nel software trovi il Registro Invii SdI, nel quale viene registrato ogni invio effettuato e il relativo stato di consegna.

 

Correzione di una fattura errata

Se ricevi una PEC con oggetto Notifica di scarto devi correggere e ritrasmettere la relativa fattura. Allegata alla PEC troverai la motivazione dello scarto. Dal menù EMISSIONE FATTURA richiama il numero di fattura da correggere, clicca su ANNULLA CONFERMA, effettua la correzione e clicca su STAMPA FATTURA. Dalla nuova schermata clicca su INVIA PEC e chiudi la schermata. Infine clicca su CONFERMA FATTURA.

 

Fattura a clienti esteri

Per l'invio della fattura elettronica a un cliente estero, sono necessari alcuni accorgimenti in Anagrafica Clienti:
  • Nel campo Codice Destinatario è necessario inserire il codice XXXXXXX (7 volte X)
  • Lasciare vuoto il Codice Fiscale
  • Nel campo CAP deve essere indicato il codice 00000, senza indicare il CAP del Paese di riferimento
  • Nel campo Provincia deve essere indicata la sigla EE
  • Nel campo P.IVA: se il soggetto ha sede all’interno dell’Unione Europea, deve essere inserita la partita IVA comunitaria (può avere lunghezza diversa da 11 cifre). Se il soggetto ha sede al di fuori dell’Unione Europea si utilizza il codice “OO99999999999” (due volte la lettera O e  undici volte il numero 9). Se il soggetto estero è un privato si compila il campo partita IVA con il codice “0000000” (7 zeri).
  • Il campo STATO deve essere compilato con la sigla di due lettere dello stato (FR, CH, ecc....)

 

 

Gestione del ciclo passivo (fatture da fornitori)

 

 

Per la gestione del ciclo passivo, cioè la ricezione della fattura elettronica da parte dei tuoi fornitori, abbiamo predisposto un modulo già integrato a tutti i nostri software online di contabilità. Questo modulo:

  • importa il file XML di ogni fattura fornitori
  • la trasforma in un formato  leggibile e stampabile (PDF o HTML)
  • la processa all'interno del gestionale 

 

I vantaggi della gestione integrata del ciclo passivo sono notevoli:

  • registri in modo totalmente automatico la fattura fornitori in contabilità, senza dover digitare nulla, risparmiando tempo ed evitando errori
  • generi in automatico lo scadenziario pagamenti a fornitori
  • se usi il magazzino, puoi effettuare in automatico il carico di magazzino dal documento di fornitura

 

La nostra soluzione non necessita del Codice destinatario. È sufficiente comunicare a tutti tuoi fornitori il tuo indirizzo PEC. Riceverai quindi tutte le fatture in formato XML direttamente sulla PEC e potrai importarle con un click nel software gestionale. Ovviamente puoi importare anche gli XML che ricevi tramite un servizio o un software di terze parti.

 

Perchè scegliere la Fatturazione Elettronica Modular Software?
La nostra Fatturazione Elettronica è un modulo che si integra in oltre duecento titoli di fatturazione, specifici per ogni attività, presenti nel nostro catalogo. Non è quindi un prodotto standardizzato, proposto indistintamente a tutte le tipologie di azienda, ma va a comporre una soluzione gestionale altamente specifica e personalizzata per la tua attività.

 

 

Tabella dei regimi fiscali

Chiedi al tuo commercialista a quale regime fiscale appartiene la tua azienda, secondo i valori di questa tabella. Si tratta di un dato obbligatorio per la fatturazione elettronica.

RF01 Ordinario
RF02 Contribuenti minimi (art.1, c.96-117, L. 244/07)
RF03 Nuove iniziative produttive (art.13, L. 388/00) 
RF04 Agricoltura e attività connesse e pesca (artt.34 e 34-bis, DPR 633/72)
RF05 Vendita sali e tabacchi (art.74, c.1, DPR. 633/72)
RF06 Commercio fiammiferi (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF07 Editoria (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF08 Gestione servizi telefonia pubblica (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF09 Rivendita documenti di trasporto pubblico e di sosta (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF10 Intrattenimenti, giochi e altre attività di cui alla tariffa allegata al DPR 640/72 (art.74, c.6, DPR 633/72)
RF11 Agenzie viaggi e turismo (art.74-ter, DPR 633/72) 
RF12 Agriturismo (art.5, c.2, L. 413/91)
RF13 Vendite a domicilio (art.25-bis, c.6, DPR 600/73)
RF14 Rivendita beni usati, oggetti d’arte, d’antiquariato o da collezione (art.36, DL 41/95)
RF15 Agenzie di vendite all’asta di oggetti d’arte, antiquariato o da collezione (art.40-bis, DL 41/95)
RF16 IVA per cassa P.A. (art.6, c.5, DPR 633/72)
RF17 IVA per cassa (art. 32-bis, DL 83/2012)
RF18 Altro
RF19 Regime forfettario (art.1, c.54-89, L. 190/2014)

FATTURA ELETTRONICA TRA PRIVATI (BTB)

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